Bemanningssystemet
Systemet används för att se vilka uppdrag som inte är färdigbokade och vilken personal som har ledig tid. Det handlar om att lägga pusslet så att det uppstår så lite spilltid som möjligt. Här är det stora pengar att spara eftersom löner utgör den största kostnaden.
När någon skall vara frånvarande kan man se vem som har ledig tid och boka in honom/henne som ersättare.
Man har hela tiden kontroll på antal timmar som en person har arbetat och informationen kan användas som underlag för inarbetad lön.
Små uppdrag som skall utföras någon gång i månaden eller kanske någon gång om året är lätta att glömma bort i det dagliga arbetet. Lägger man in dessa småuppdrag så dyker de upp när det är dags att utföra dem och man bokar enkelt in den person som skall utföra arbetet i formuläret ”Dagens Status”.
Systemet kan användas för att:
- skapa ett semesterschema för personalen.
- visa frånvarustatistik där man ser olika personers frånvaro och frånvaruorsaker.
- visa historik där man kan gå tillbaka ett eller flera år och se hur man löst liknande situationer tidigare.
- skapa en lista på bemärkelsedagar och även söka upp jämna födelsedagar och pensionsavgång vid 65 år.
- beräkna kostnader för uppdrag och skriva ut ett faktureringsunderlag inför faktureringen.
Formuläret ”Dagens Status”
I Dagens Status kan man göra de slutliga bokningarna för dagen. Det kan gälla småuppdrag, extra personal för löpande uppdrag och eventuell ny frånvaro. För frånvarande personal kan man boka in ersättare det kan vara egen personal som har ledig tid kvar eller vikarier. Man har hela tiden en god överblick över vilka uppdrag som ännu inte är färdigbokade och vilken personal som har ledig tid kvar och hur lång tid de har.Det finns flera utskrifter som tillsammans speglar dagens status bla:
- Dagens frånvaro med angivande av vilka personer som är ersättare och antal timmar. Den kan mailas till arbetsledare och lönekontoret
- Åter i tjänst och servicegruppens arbete.
Översikter
För att få en god översikt över bokningar, ej bokad tid och arbetstider en månad framåt, eller en viss dag, finns det några specialformulär de belyser:
- EJ färdigbokad personal. Här ser man antal lediga timmar per person. Om personen är överbokad skrivs tiden med röda. Här skrivs endast den personal ut som har ledig tid kvar.
- Ej färdigbokade uppdrag. Här ser man obokad tid per dag och uppdrag i ett 4 veckors schema. De röda siffrorna visar överbokning på uppdraget. Här skrivs endast de uppdrg ut som har
obokad tid kvar.
- Frånvaron per person. Här visas antal timmar per dag i ett 4 veckors schema för de personer som är borta under månaden.
- Frånvaron per uppdrag. Här visas antal timmar per dag i ett 4 veckors schema för de uppdrag som är ännu inte är färdigbokade.
- Alla bokningar en vald dag. Här ser Du vem som jobbar var, hur många timmar och mellan vilka klockslag som arbetet utförs. Listan kan sorteras om och skrivas ut.
Korstabeller
För att få en god översikt över data finns det en mängd olika korstabeller som belyser en vald period för:
- Uppdrags planerade arbetstid
- Personalen antal arbetstimmar per dag.
- Personers bokning i uppdrag
- Obokad tid i uppdragen
- Personalens lediga tid